Có thể nói Email cho doanh nghiệp là phương tiện giao tiếp không thể thiếu đối với các công ty, doanh nghiệp trong thời đại hiện nay. Một hệ thống Email doanh nghiệp không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty mà còn thúc đẩy hiệu quả của hoạt động kinh doanh nhờ vào đặc điểm nổi bật của nó. 

1. Khái niệm về Email cho doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là địa chỉ Email thuộc quyền sở hữu của công ty và được dùng làm phương thức trao đổi, liên lạc với đối tác và khách hàng. Loại Email này thường được đặt theo cấu trúc đuôi là tên miền riêng của Website doanh nghiệp. Chẳng hạn như  info@matbao.com. 

Dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ thì việc sử dụng Email cho doanh nghiệp ngày càng trở nên cần thiết. Bởi vì Email đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận khách và giao dịch với khách hàng hiệu quả hơn. Một Email Marketing được gửi đi với địa chỉ Email doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả gấp bội lần so với Email cá nhân. 

Vậy nên, Email cho doanh nghiệp được đánh giá là sản phẩm thể hiện sự chuyên nghiệp, nhân viên sử dụng Email này cũng được xem là người đại diện và bộ mặt của một công ty bất kì.

2. Email doanh nghiệp và Email cá nhân có khác nhau không?

Email là công cụ giao tiếp rất phổ biến trong môi trường kinh doanh. Hiện nay, 2 loại Email được mọi người sử dụng nhiều nhất là Email cá nhân và Email doanh nghiệp. Vậy chúng có khác nhau không?

Trong khi Email cá nhân chỉ là tài khoản thư điện tử của 1 cá nhân duy nhất. Đuôi Email thông thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp là @yahoo.vn hay @gmail.com. Tuy nhiên, Email cho doanh nghiệp lại là tài khoản thư điện tử của công ty cung cấp cho nhân viên sử dụng. Đuôi Email là tên của chính doanh nghiệp đó như @matbao.com.

Trong công việc kinh doanh, khi nhân viên sử dụng Email cá nhân để làm việc, mọi dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên Email này và công ty không thể chủ động quản lý nó. Nên khi nhân viên nghỉ việc, các thông tin, dữ liệu này công ty cũng có thể bị “mất” luôn.

Còn đối với Email cho doanh nghiệp, khi nhân viên có nghỉ việc thì công ty vẫn có thể thu hồi nó về, các dữ liệu cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.

Ngoài ra, Email cá nhân chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật, chống virus, spam không cao nên loại Email này dễ bị xâm nhập, mất tài khoản,… hơn là Email doanh nghiệp.

3. Lý do nên dùng Email cho doanh nghiệp

3.1. Đem lại sự chuyên nghiệp và tin cậy

Lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp có được khi sở hữu một hòm Email riêng là tính chuyên nghiệp trong vận hành doanh nghiệp, giao tiếp nội bộ, giao tiếp với đối tác và khách hàng.

Khi nhận được 1 Email dạng như là sales@matbao.com thay vì sales.matbao@gmail.com, chắc chắn khách hàng sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty bạn cao hơn.

3.2. Quản lý thông tin, dữ liệu tốt hơn

Với các trường hợp thay đổi nhân sự và bạn muốn đảm bảo thông tin công ty không bị rò rỉ ra ngoài khi thay người mới thì Email cho doanh nghiệp là lựa chọn hàng đầu. Sự đồng bộ hóa của kết cấu Email cùng tích hợp với các domain doanh nghiệp giúp việc quản lý nhân sự dễ dàng hơn rất nhiều.

3.3. Tiết kiệm chi phí hơn cho doanh nghiệp

Việc sử dụng một dịch vụ Email hosting chắc chắn sẽ hiệu quả hơn về chi phí nhờ khả năng tiết kiệm thời gian và tài nguyên hơn là mua cơ sở hạ tầng Email và thuê thêm nhân viên IT để duy trì nó. 

Trong khi đó, đối với các hệ thống do doanh nghiệp tự thiết lập thì việc mở rộng thường rất phức tạp để thực hiện và không có tính sẵn sàng cao. Vậy nên, việc của bạn nên là tập trung vào các công việc quan trọng còn việc bảo trì và hỗ trợ liên tục hệ thống hãy để người khác lo.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Email cho doanh nghiệp và nếu bạn đang có nhu cầu tạo hệ thống Email chuyên nghiệp cho công ty mình thì đừng bỏ qua Mắt Bão nhé!